РЕГЛАМЕНТ
Служби у справах дітей Білоцерківської міської ради
Загальні положення
Регламент Служби у справах дітей Білоцерківської міської ради (далі – регламент) регулює організаційні та процедурні питання діяльності служби у справах дітей Білоцерківської міської ради (далі – служба), зокрема, визначає організацію роботи служби, регулює порядок правового, організаційного, кадрового, методичного, інформаційно-аналітичного та матеріально-технічного забезпечення діяльності служби, встановлює режим її роботи.
Служба у справах дітей підзвітна та підконтрольна Білоцерківській міській раді, підпорядковується її виконавчому комітету та міському голові. Методичне керівництво діяльністю служби здійснює служба у справах дітей та сім’ї Київської обласної державної адміністрації.
Служба у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, наказами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у справах сім’ї, дітей та молоді, рішеннями голови Київської обласної державної адміністрації, Київської обласної ради, Білоцерківської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також Положенням про службу у справах дітей Білоцерківської міської ради.
Розгляд в службі питань, що належать до її компетенції та повноважень, здійснюється начальником служби, начальником відділу опіки та піклування, начальником відділу захисту прав та інтересів дітей, головними спеціалістами, головним бухгалтером, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами і комісіями.
Робота служби є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, які належать до конфіденційної інформації.
Служба інформує громадськість про свою діяльність. Висвітлення діяльності здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.
Служба може залучати до підготовки й розгляду питань, що належать до її компетенції представників інших структурних підрозділів органу опіки та піклування, громадські й благодійні організації.
Розподіл обов'язків між працівниками служби проводить начальник не пізніше одного місяця з дня призначення їх на посаду з визначенням їх функцій і повноважень.
Начальник служби визначає також порядок заміщення начальника служби, інших спеціалістів у разі їх відсутності.
Планування роботи та звітність служби
Планування роботи служби здійснюється з метою узгодженої діяльності служби.
Основна діяльність служби проводиться за річними та місячними планами, які затверджуються начальником служби.
Плани роботи формуються за пропозиціями начальника служби, начальників відділів та головних спеціалістів служби. Пропозиції до плану роботи подаються начальнику служби, для узагальнення річного плану - не пізніше, ніж за 15 днів до початку наступного року; місячного - не пізніше, ніж за 10 днів до початку наступного місяця.
Загальний контроль щодо виконання планів роботи служби у справах дітей та аналіз їх виконання забезпечує начальник служби, а відділів – їх начальники.
Плани роботи служби повинні передбачати заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, доручень Прем'єр-міністра України, міського голови, державних і регіональних програм.
Функції та організація роботи служби
Відповідно до визначених завдань:
- готує проекти рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, висновки органу опіки та піклування й інші документи, передбачені чинним законодавством;
- готує аналітичні, інформаційні, методичні та довідкові матеріали, а також розпорядчі документи з організаційних, кадрових та інших питань;
- веде загальне діловодство та контроль за проходженням вхідної та вихідної документації;
- організовує особистий прийом громадян та розгляд їх звернень, контролює вирішення порушених в них питань, аналізує та узагальнює пропозиції, що містяться в них, розробляє заходи щодо усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження;
- організовує прийом-передачу інформації засобами електронного зв'язку;
- забезпечує висвітлення діяльності служби в місцевих засобах масової інформації та офіційному веб-сайті міської ради, в соціальних мережах;
- забезпечує дотримання режиму роботи, належного протипожежного стану та дотримання правил охорони праці в адміністративному приміщенні служби;
- здійснює фінансове, матеріально-технічне та господарсько-побутове забезпечення діяльності служби;
- виконує відповідно до цього регламенту інші функції.
Організація роботи служби здійснюється відповідно до цього регламенту, правил внутрішнього трудового розпорядку для посадових осіб виконавчого комітету Білоцерківської міської ради та положення, що затверджується рішенням міської ради.
Організація роботи з документами
Організація роботи з документами в службі здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства.
Організація діловодства в службі забезпечується працівниками та ведеться згідно з номенклатурою справ, яка щорічно до кінця поточного року переглядається та уточнюється.
Кореспонденція, що надходить до служби, реєструється в день її надходження головним спеціалістом служби. Документи подаються на розгляд начальника служби в день їх надходження, а термінові - негайно.
Начальник служби за результатами розгляду документів накладає резолюцію до кожного документа, у якій зазначається прізвище виконавця (виконавців), зміст завдання, термін його виконання, дата розгляду та особистий підпис.
Розглянуті начальником служби документи, які мають контрольні терміни, беруться на контроль і повертаються до виконавця.
Проекти відповідей, підготовлені виконавцями, подаються на розгляд та підпис начальника.
Підписані начальником виконані документи передаються виконавцям для реєстрації і направлення до адресата.
Підготовка вихідних документів здійснюється за дорученням начальника служби відповідальними працівниками служби, а також за ініціативою працівника та за погодженням із начальником.
Відповідальність за зміст документа та дотримання встановлених вимог щодо його оформлення і термінів виконання несуть посадові особи, які безпосередньо здійснювали його підготовку.
Контроль за своєчасним виконанням документів здійснюють начальники відділів.
Служба має гербову печатку встановленого зразка, виготовлення якої замовляється у визначеному порядку.
Гербовою печаткою служби засвідчуються підписи начальника служби.
У службі також використовується відповідні штампи.
Розгляд звернень громадян – пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг в службі організовується відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян». Розгляд звернень громадян та особистий прийом громадян здійснюють всі працівники служби.
Заяви, звернення громадян з основної діяльності служби у справах дітей, прийняті спеціалістами під час особистого прийому, надаються в той же день начальнику служби на розгляд, із зазначенням прізвища, ім’я, по-батькові спеціаліста, який прийняв заяву, звернення.
Заяви з питань усиновлення, встановлення опіки, піклування, влаштування дітей в прийомні сім’ї, дитячі будинки сімейного типу, вирішення спорів між батьками щодо визначення місця проживання дитини, участь одного з батьків у вихованні дитини, позбавлення батьківських прав, відібрання дітей від батьків без позбавлення батьківських прав, про поновлення у батьківських правах, повернення батькам відібраних дітей, побачення з дитиною матері, батька, які позбавлені батьківських прав, відчуження майна дитини, реєструються працівниками у відповідних журналах згідно з номенклатурою справ після накладення резолюції начальником.
Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються начальником служби, який дає доручення спеціалістам служби щодо вивчення, перевірки і вирішення порушених у зверненнях питань відповідно до чинного законодавства.
Результати розгляду звернень доповідаються начальнику служби.
Якщо питання, порушені в одержаному службою зверненні, не входять до її повноважень, воно пересилається за належністю.
Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи служби
Служба у справах дітей здійснює організаційне забезпечення діяльності комісії з питань захисту прав дитини, яка є консультативно-дорадчим органом виконавчого комітету Білоцерківської міської ради та формує відповідну документацію (протоколи, витяги).
Порядок підготовки та проведення нарад, комісій
З метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до компетенції служби, начальником служби проводяться відповідні наради.
- наради начальника служби проводяться щоп’ятниці.
Засідання консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, комісій проводяться згідно з їх положеннями. Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальними секретарями чи іншими особами, визначеними начальником служби.
Організація виконання робочого часу. Режим роботи
У службі у справах дітей Білоцерківської міської ради встановлюється п’ятиденний робочий тиждень із тривалістю роботи по днях: понеділок, вівторок, середа, четвер – з 9.00 години до 18.00 години, п’ятниця - з 9.00 години до 16.45 години; обід - з 13.00 – 13.45 год., вихідні дні – субота, неділя.
Перебування працівників служби у справах дітей зі службових питань у робочий час поза робочим місцем погоджується з начальником служби та начальниками відділів.
Усі працівники служби у справах дітей повинні ставити до відома про свою відсутність на робочому місці в робочий час головного спеціаліста, який веде табель.
Вирішення питань надання днів відпочинку за відпрацьовані вихідні дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється начальником служби.
У службі ведеться щомісячний табельний облік робочого часу його працівників, який надається начальнику служби 25 числа кожного місяця.
Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники служби несуть відповідальність за збереження і правильність користування майном.
Планові відпустки й відрядження
Щорічно до 05 січня головний спеціаліст складає графік основних відпусток на поточний рік, який може протягом року коригуватися у зв’язку з виробничою необхідністю або сімейними обставинами працівника.
Графіки щорічних основних відпусток працівників служби затверджуються начальником служби у справах дітей.
Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи установи.
Службові відрядження пов'язані із судовими справами, у планах роботи установи не передбачаються.
Працівники направляються у відрядження у судових справах на підставі документів цих органів. В інших випадках готується доповідна записка на ім'я начальника служби, в якій зазначається місце, мета і термін відрядження працівника.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, передається начальнику служби не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації відряджень ведеться журнал.
Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного начальником, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє начальника про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується начальником, після чого передається до бухгалтера служби.